メルマガでビジネスを始めようと調べていると、「特定電子メール法」という言葉が出てきます。法律と聞くと、それだけで難しそうに感じますよね。知らないうちに違反していたらどうしよう、と不安になって、メルマガを始めること自体をためらっている方もいます。
でも、安心してください。メルマガを発行する人が日々の運用で意識することは、それほど多くありません。
結論から言うと、ビジネスでメルマガを送るときに押さえておきたいのは、「同意した人だけに送る」「同意の記録を残す」「送信者の情報を表示する」の3つです。この3つを最初に仕組みとして整えておけば、毎回の配信で迷うことはなくなります。
この記事では、3つの決まりの中身と、それを毎回迷わずに守るための運用の手順をお伝えします。なお、法律の内容は改正されることがあります。ここでは基本の考え方をお伝えしますので、最新の内容は総務省などの公式の情報で確かめてください。
特定電子メール法は、広告宣伝のメールに関わる決まり
特定電子メールとは、ひとことで言うと「広告宣伝のために送信される電子メール」のことです。
ビジネスで使うメルマガは、どこかで商品やサービスを紹介することになります。そのため、ビジネス目的のメルマガは、この特定電子メール法の対象になると考えておきましょう。
「自分はまだ商品を持っていないから関係ない」と思う方もいるかもしれません。でも、他の人の商品を紹介したり、自分のセミナーや講座を案内したりするようになれば、それは広告宣伝にあたります。最初から法律に沿った形で始めておくほうが、あとで作り直す手間がかかりません。
法律の詳しい内容は、総務省が分かりやすい資料を公開しています。一度は目を通しておくと安心です。
決まり1：受信に同意した人だけに送る
1つ目は、メルマガの受信に同意してくれた人にだけ送るということです。これを「オプトイン」と呼びます。
たとえば、次のような送り方はできません。
- 名刺交換をした人や、問い合わせをくれた人のアドレスを、本人の同意なしにメルマガに登録する
- インターネット上に載っているメールアドレスを集めて、メルマガを送る
- 解除の手続きをした人に、そのあともメルマガを送り続ける
特に3つ目は見落としやすいところです。一度登録してくれた人でも、解除した時点で「もう受け取らない」という意思を示しています。解除した人に送り続けることはできません。
「たくさんの人に送りたい」という気持ちは分かります。でも、同意していない人に送ったメールは、読まれないどころか、迷惑メールとして扱われる原因になります。自分から登録してくれた人に向けて書くほうが、結果として読まれるメルマガになります。解除されることをどう受け止めればいいかは、メルマガは解除されることを恐れないで詳しく書いています。
決まり2：いつ・どこで・どのように同意したかを記録する
2つ目は、読者がいつ、どこで、どのようにメルマガの受信に同意したのかを記録しておくことです。メルマガの発行者は、この情報を本人に示せるようにしておく必要があります。
記録しておく項目は、次の3つです。
| 項目 | 内容の例 |
|---|---|
| 日時 | メールアドレスを取得した日時 |
| 場所 | 登録ページのURLなど、どこで集めたか |
| 方法 | 読者が自分で登録した、資料の請求時に登録した、など |
登録フォームから自動で読者が増える場合は、使っている配信システムに登録日時や登録経路が残ることが多いです。どの情報が残るのかを、一度確かめておきましょう。
手作業で読者を追加する場合は、表計算ソフトなどに3つの項目を記録しておきます。
また、元の記事を書いた時点では、メルマガの発行をやめた後も、最後に送信した日から1か月間は記録を保存する必要があるとされていました。保存の期間などの細かな決まりは、公式の情報で確かめてください。
決まり3：送信者の情報と解除の方法を表示する
3つ目は、メルマガの中に、送信者の情報を表示することです。表示しておきたいのは次の4つです。
- 送信者の氏名または名称（法人の場合は法人名）
- 送信者の住所
- 苦情や問い合わせを受け付ける連絡先
- 受信を拒否できることと、その手続き先（メールアドレスやURL）
氏名や名称を表示するのは、何かあったときに送信者が誰なのかを分かるようにするためです。連絡先は、電話番号・メールアドレス・問い合わせフォームのURLなどのうち、連絡が取れるものを載せます。
住所を載せることに抵抗がある場合
個人でビジネスをしていると、名前や住所を載せることに抵抗を感じる方も多いです。
住所などの情報は、メールの本文にすべて書かなくても、別のWebページにまとめて載せ、メールからはそのページへのリンクを置く方法でも構いません。また、名前を出したくない人の中には、法人を作って会社名を載せている人もいますし、自宅の住所を知られたくない人の中には、事務所を借りてその住所を載せている人もいます。
ただ、私は送信者の情報は、読者の安心材料として整えておくものだと考えています。ネットでものを買うとき、誰が売っているのか分からないお店では不安になりますよね。メルマガも同じで、送り主がはっきりしていることは、読者が安心して読み続ける土台になります。
解除の方法は分かりやすく
解除の方法は、読者が迷わず手続きできるように示しておきます。「配信の解除はこちら」と一言添えて、解除用のURLを載せておくのが基本です。
解除しにくいメルマガは、それだけで読者の信頼を失います。解除用のリンクの動き方は配信システムによって違うので、使っているシステムの案内で確かめておきましょう。
毎回迷わずに守るための運用の手順
3つの決まりは、配信のたびに思い出して守ろうとすると、どこかで抜けが出ます。最初に仕組みとして整えてしまうのがおすすめです。
- 登録の入り口を決める：読者が自分でアドレスを入力する登録フォームだけを入り口にする。手作業での追加は、本人の同意がある場合だけにする
- 記録の残り方を確かめる：配信システムに登録日時と登録経路が残るかを確かめる。残らない場合は記録用のファイルを用意する
- フッターのひな形を作る：送信者の名前・住所（または情報を載せたページへのリンク）・連絡先・解除の方法をまとめたフッターを作り、配信システムに登録しておく
- テスト配信で確かめる：自分宛てにテスト配信をして、フッターが表示されているか、解除のリンクが動くかを確かめる
フッターを含めたメルマガ全体の組み立て方は、メルマガの基本の5つのパーツで解説しています。一度ひな形を作ってしまえば、あとは毎回同じものを使うだけです。
よくある失敗
決まりそのものは難しくありませんが、次のようなところでつまずく方が多いです。
知り合いのアドレスを「よかれと思って」登録してしまう
「きっと役に立つから」と、友人や過去のお客さんのアドレスを本人に聞かずに登録してしまうケースです。気持ちは善意でも、本人が同意していなければ送ることはできません。案内したいときは、登録ページのURLを伝えて、本人に登録してもらいましょう。
複数の人でアドレスを共有してしまう
誰かと一緒に資料を配って読者を集めたとき、集めたアドレスを参加者全員のメルマガに登録してしまうケースです。登録する人がそのことを知らなければ、同意したことにはなりません。共有する場合は、登録する前にそのことを分かるように伝えておく必要があります。
フッターを毎回手で書いている
配信のたびにフッターを手で書いていると、いつか書き忘れます。ひな形を配信システムに登録して、自動で入るようにしておきましょう。
守るべき決まりを短くまとめたものは、メルマガで最低限守るべき3つの義務にもあります。配信前の確認に使ってください。
まとめ
- ビジネス目的のメルマガは、広告宣伝のメールとして特定電子メール法の対象になる
- 受信に同意した人にだけ送り、解除した人には送らない
- いつ・どこで・どのように同意したかを記録しておく
- 送信者の氏名・住所・連絡先・解除の方法を表示する。住所などは別ページにまとめてリンクしてもよい
- 法律の内容は変わることがあるので、最新の内容は総務省などの公式の情報で確かめる
まずは、今使っている配信システムにフッターのひな形を登録し、自分宛てにテスト配信をしてみてください。それだけで、3つの決まりのうち2つを毎回自動で守れる状態になります。
