LINEやメルマガの登録特典を作ろう。講座の受講者に配る資料をまとめよう。そう決めて作業を始めたのに、表紙の色やフォントで迷い、何日たっても完成しない。こういう経験のある方は多いのではないでしょうか。
資料づくりが止まるのは、デザインのセンスが無いからではありません。作る順番が逆になっているからです。多くの人は、白紙の画面を開いて、表紙から作り始めます。すると、中身が決まっていないまま見た目の判断が続き、どこで完成なのか分からなくなります。
結論から言うと、資料は「中身を先に一か所へまとめる」→「見た目は型で整える」の順番で作ります。デザインは、できあいのテンプレートと、決まった手順の繰り返しで十分です。この順番を守れば、デザインが苦手な人でも1冊の資料に仕上がります。
この記事では、資料づくりの5つの手順と、完成した資料の3つの使い道を解説します。
資料づくりが止まるのは、見た目から作り始めるから
最初に、なぜ見た目から始めると止まるのかを整理しておきます。
見た目の判断には、正解がありません。色も文字の大きさも配置も、いくらでも迷えます。しかも、中身が決まっていないと、「このページには何が入るのか」が分からないので、レイアウトも決められません。結果として、表紙だけ何度も作り直して、本文に進めないということが起きます。
反対に、中身が先に決まっていれば、見た目の作業は「決まった型に流し込むだけ」になります。見出しはこの形、本文はこの形、と決めてしまえば、あとは同じ作業を繰り返すだけです。判断が減るので、手が止まりません。
資料づくりの手順を、表にまとめるとこうなります。
| 手順 | やること | かかる判断 |
|---|---|---|
| 1 | 中身を一か所に書き出す | 何を載せるか |
| 2 | 表紙をテンプレートから作る | どの型にするか（直感でよい） |
| 3 | 本文を見出しの型で整える | 最初の1ページだけ |
| 4 | 全ページ共通の下部に名前とリンクを入れる | ほぼ無し |
| 5 | PDFで書き出して名前を付ける | ほぼ無し |
判断が多いのは最初の2つだけです。後半になるほど、作業は機械的になっていきます。
手順1：中身を先に一か所に書き出す
最初にやるのは、資料に載せる中身を、一か所に全部書き出すことです。ブログを持っているなら、公開しない下書きのページや、日付の入らない固定のページに書くのがおすすめです。ブログが無ければ、普段使っているメモや文書のファイルでもかまいません。
ここでは、見た目を一切気にしません。見出しと箇条書きだけで、載せたい情報を並べていきます。
- 大きな分類（章）を見出しとして書き出す
- 各分類の下に、伝えたいことを箇条書きで並べる
- 参考にしてほしいページがあれば、リンクも一緒に書いておく
たとえば、話し方の講師がいたとします
イメージしやすいように、例を出してみます。オンラインで話し方を教えている講師が、LINE登録の特典として「人前で話す前の準備の資料」を作ろうとしているとします。
この講師が最初に書き出すのは、次のような骨組みです。
- 話す前日にやること（話す内容を3つに絞る、最初の一言だけは紙に書く、など）
- 当日の直前にやること（声を出して体をほぐす、会場や画面の確認、など）
- 話し終わったあとにやること（よかった点と直す点を1つずつ書く、など）
- 準備に使っている道具（メモの取り方、録音の仕方、など）
この段階では、文章が整っていなくても問題ありません。「何を、どの順番で渡すか」が決まっていれば十分です。私自身、独立したばかりのころに一番欲しかったのは、「これをこの順番でやればいい」という手順でした。読者が喜ぶ資料も、多くはそういう手順が一目で分かるものです。見た目を整える前に、この順番が決まっているかを確かめてください。
一か所にまとめておく利点は、資料を作ったあとにも続きます。別の資料や講座の教材を作るとき、ここから必要な部分を写すだけで済みます。情報を直したいときも、まずここを直してから資料に反映すればいいので、どれが最新か分からなくなることがありません。
手順2：表紙はテンプレートから選び、3か所だけ書き換える
中身がそろったら、表紙を作ります。ここで白紙から作ろうとしないことが大事です。
デザインツールに用意されているテンプレートから、雰囲気の合うものを一つ選びます。探すときのコツは、資料用のテンプレートだけでなく、スライド用のテンプレートも見ることです。スライドの1枚目は「表紙」として作られているので、見栄えのするデザインが多く見つかります。
選ぶときは、細かいところを気にせず、直感で「これがいい」と思ったものにします。色や文字は後から変えられるので、全体の雰囲気だけで決めて大丈夫です。
選んだら、書き換えるのは次の3か所だけです。
- 一番大きな文字：あなたの屋号やブログ名など、「誰からの資料か」
- その下の文字：「何についての資料か」が一目で分かる言葉
- 小さな文字：作成者の名前と、作成した年
色は、あなたのブログや名刺で使っている色に合わせて、1色だけ差し替えます。表紙は、この3か所と1色で完成とする。 そう決めておくと、表紙で何日も止まることがなくなります。
手順3：本文は「見出しの型」を1回決めて、繰り返す
次は本文です。文書作成ツールを開き、1ページ目に表紙の画像を入れ、2ページ目から本文を作ります。
本文でやることは、最初の1ページで「型」を決めて、あとはそれを繰り返すことです。
- 手順1でまとめた中身を貼り付けるときは、「書式なしで貼り付け」を使う。元の文字色や背景が一緒に付いてこないので、後の手直しが減る
- 見出しには、文字の大きさを手で変えるのではなく、ツールの「見出し」の書式を使う。後から全部の見出しを一度に変えられる
- 見出しの色は、表紙で使った1色にそろえ、太字にする
- 見出しの下に区切り線を入れて、分類の切れ目を分かりやすくする
- 本文の文字は、大きさと色（黒）をそろえる
- 次の分類に進むときは、改行を連打せず「改ページ」を入れる
最初の分類を1つ仕上げたら、2つ目以降は同じ作業の繰り返しです。ここで新しい工夫を足したくなりますが、足さないでください。全部のページが同じ型でそろっていることが、読みやすさと「ちゃんと作られた資料」という印象につながります。
手順4：全ページ共通の下部に、名前とリンクを入れる
本文がそろったら、全ページの下に共通で表示される部分（フッター）を設定します。ここに入れるのは次の2つです。
- あなたの名前や屋号と、作成した年を入れた著作の表示
- あなたのブログや、LINE登録のページへのリンク
リンクを入れておくのは、資料がどこかで転送されて、あなたを知らない人の手に渡ったときのためです。どのページを読んでいても、ワンクリックであなたのところに戻ってこられるようにしておきます。
ツールによっては、フッターの線の色や太さを細かく変えられないことがあります。どうしてもこだわりたいなら、線を画像にして貼るという方法もありますが、私はそこまでしなくていいと考えています。資料で大事なのは中身です。見た目の細部に時間を使うより、早く読者の手に届ける方を優先します。
手順5：PDFで書き出し、分かりやすい名前を付ける
最後に、文書をPDFで書き出します。PDFにしておけば、パソコンでもスマホでも、作ったとおりのレイアウトで表示されます。
書き出すときは、ファイル名を必ず付け直します。自動で付いた名前のままだと、受け取った人が後から探せません。「屋号_資料の中身.pdf」のように、誰からの、何の資料かが分かる名前にします。
書き出したら、スマホで一度開いて、次の3つを確かめます。
- 文字が小さすぎて読めないページがないか
- リンクを押して、正しいページに飛ぶか
- 表紙と本文の色や雰囲気がそろっているか
ここまでで、資料は完成です。見た目は「十分」くらいで止めて、あとは読者の反応を見ながら直していきます。
完成した資料の3つの使い道
できあがった資料は、次の3つの場面で使えます。
- 登録特典：LINEやメルマガに登録してくれた人へのお礼として渡す。あなたの分野に興味がある人にとって、実際に役立つ資料は登録の理由になる
- よくある質問への返事：同じ質問が何度も届くなら、その答えを資料にまとめておき、リンクやファイルを送るだけで答えられるようにする
- 講座の付録：受講者だけに渡す資料として、講座の中身を補う
気をつけたいのは、3つ目の使い方をするときです。誰でも見られる形で公開している資料を、そのまま講座の特典にすると、受講者は「お金を払ったのに、無料の人と同じものだった」と感じます。公開する資料と、受講者だけに渡す資料は、中身を分けて用意します。
チャレンジ企画で参加者に配るワークシートや資料も、考え方は同じです。中身を先に決めて、見た目は同じ型で整えるだけにする。開催まで時間が限られている中で、見た目に凝る余裕はありません。手順が一目で分かる資料であれば、それで十分に役立ちます。企画全体の流れは、チャレンジ企画の完全ガイドにまとめています。
登録特典にするなら、中身の選び方も大事です。特典は、読者があなたの本編に興味を持つ入口です。何を入れるかについては、読者をファンに変える特典の4つの条件で解説しています。また、講座の受講者に渡すワークシートづくりは、書きやすいワークシートと提出率を上げる7つの工夫が参考になるはずです。
まとめ
- 資料づくりが止まるのは、センスではなく、見た目から作り始める順番の問題
- 中身を先に一か所へ書き出し、そこを「元の原稿」として管理する
- 表紙はテンプレートから直感で選び、3か所と1色だけ書き換える
- 本文は最初の1ページで型を決め、あとは同じ作業を繰り返す。下部に名前とリンクを入れてPDFで書き出す
- 完成した資料は、登録特典・質問への返事・講座の付録に使える。公開用と受講者用は中身を分ける
まずは、渡したい資料の中身を、見出しと箇条書きだけで一か所に書き出してみてください。そこまでできれば、資料の半分は完成しています。
