ビジネスでブログやメルマガを始めると、思っていた以上にメールが届くようになります。読者からの質問、申し込んだサービスからのお知らせ、勉強のために登録したメルマガ。気づけば受信箱が数百件になっていて、どれが大事なメールか分からない。そんな状態になっている方は多いです。
こういうとき、「こまめに整理すればいい」と考える方もいます。でも、届く量が増えるほど、整理だけで追いつくのは難しくなります。
結論から言うと、ビジネス用のメールアドレスは1つで全部をまかなわず、用途ごとに分けて取得しておくのがおすすめです。最初に分けておけば、あとで大事な連絡を見落とすことが減り、メールを確認する時間も短くなります。
この記事では、私が実際に分けているメールアドレスの用途と、分けるときの考え方、メールサービスを選ぶときに見ておきたい点をお伝えします。サービスの画面や登録の手順は変わりやすいので、ここでは細かい操作ではなく、どのサービスでも使える考え方に絞ってお話しします。
メールアドレスを1つにまとめると起きること
ビジネスを始めたばかりの頃は、ふだん使っている個人のメールアドレスで、何もかも登録してしまいがちです。最初はそれで困りません。届くメールがまだ少ないからです。
困り始めるのは、発信を続けて、メールの量が増えてからです。
- 読者からの質問が、サービスのお知らせに埋もれて返信が遅れる
- 商品を買ってくれた方からの問い合わせに気づくのが、数日後になる
- 勉強のために読んでいるメルマガが多すぎて、受信箱を開くのがおっくうになる
どれも、メールアドレスを分けていないことが原因です。大事なのは、メールをたくさん処理できることではなく、大事なメールを見落とさない仕組みにしておくことです。
特に、読者や購入者からのメールは、あなたのビジネスへの信頼に直結します。質問への返信が遅れただけで、「この人は対応してくれないのかな」と思われてしまうこともあります。個人のビジネスでは、こうした小さなやり取りの積み重ねが、そのまま売上につながっていきます。
私が分けている4つの用途
私は、ビジネス用のメールアドレスを、次の4つの用途に分けて使っています。
| 用途 | 届くメール | 確認する頻度の目安 |
|---|---|---|
| 1. メインアドレス | ブログやメルマガの読者からの質問 | こまめに確認する |
| 2. 購入者サポート専用 | 商品を買ってくれた方からの問い合わせ | こまめに確認する |
| 3. サービス登録用 | 各種サービスやツールの登録・お知らせ | 必要なときに確認する |
| 4. メルマガ受信用 | 勉強のために購読しているメルマガ | 時間を決めてまとめて読む |
読者と購入者のメールは、ほかと混ぜない
1と2は、人から届くメールです。返信が必要で、遅れると信頼を落としかねません。この2つは、ほかのメールと混ざらないように、専用のアドレスにしておきます。
読者と購入者を分けているのは、対応の中身が違うからです。読者からの質問には、発信の内容についてお答えします。購入者からの問い合わせには、商品の使い方やサポートについてお答えします。アドレスが分かれていれば、届いた時点で「どちらの対応か」が分かります。
登録用と受信用は、まとめて見る場所にする
3と4は、自分から登録したサービスや、自分で購読しているメルマガから届くメールです。すぐに返信する必要はありません。むしろ、ここのメールが1や2に混ざってしまうことが、見落としのいちばんの原因になります。
特にメルマガ受信用は、分けておくと勉強の時間が作りやすくなります。「このアドレスを開いたら学ぶ時間」と決めておけば、仕事中にほかの人のメルマガを読みふけってしまうこともなくなります。
上の4つはあくまで一例です。扱う商品やサービスが増えてきたら、もっと細かく分けても構いません。
メールサービスを選ぶときに見ておきたい3つの点
メールアドレスは、無料で使えるメールサービス（フリーメール）でも、何個でも取得できます。ビジネスを始めたばかりの段階なら、フリーメールで十分です。
ただ、どのサービスでもいいわけではありません。選ぶときは、次の3つを確かめてください。
- どこからでも確認できるか：自宅のパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからもメールを確認・送信できるか
- 迷惑メールの振り分けが強すぎないか：大事なメールが、迷惑メールのフォルダにも入らずに消えてしまうことがないか
- 利用者が多いか：使い方で困ったときに、調べれば答えが見つかるか
迷惑メールの振り分けには特に注意する
2つ目は、見落とされやすいけれど大事な点です。メールサービスによっては、迷惑メールの判定が強すぎて、読者からの大事なメールまで届かなくなることがあります。迷惑メールのフォルダに入っていれば気づけますが、フォルダにすら入らずに消えてしまうと、メールが届いたこと自体に気づけません。
そうなると、読者から見れば「質問したのに無視された」ことになってしまいます。トラブルのもとです。
実際に使い始める前に、別のアドレスから試しにメールを送って、ちゃんと受信箱に届くかを確かめておくと安心です。
メールアドレスを分けるときの手順
メールアドレスを分けるときは、次の順番で進めるとスムーズです。
- 今、どんなメールが届いているかを書き出す（読者、購入者、サービス、メルマガなど）
- 用途ごとに、必要なアドレスの数を決める
- 用途が分かる名前でアドレスを取得する
- 各サービスに登録しているメールアドレスを、用途に合わせて変更する
- スマートフォンでも確認できるように設定する
アドレスの名前で用途が分かるようにする
3つ目の手順では、アドレスの名前を見ただけで用途が分かるようにしておくのがコツです。たとえば、ブログ名のあとに「support」「info」などを付けておくと、複数のアドレスを使い分けても迷いません。
一度に全部を変えなくていい
4つ目の手順で、登録済みのサービスのメールアドレスを全部変えるのは大変です。一度に全部を変えなくても構いません。新しく登録するサービスから、用途別のアドレスを使うようにしていけば、少しずつ整っていきます。
ブログを作る前に何をそろえておけばいいかの全体像は、ブログ構築の準備でまとめています。メールアドレスは、その準備の最初の一歩です。
よくある失敗
メールアドレスの分け方で、つまずきやすい点も挙げておきます。
| よくある失敗 | どう直すか |
|---|---|
| 個人用のアドレスで、ビジネスのサービスにも登録してしまう | ビジネス用のアドレスを先に作ってから登録する |
| アドレスを分けすぎて、どれを確認すればいいか分からなくなる | 最初は4つ程度から始める |
| ログイン情報をなくして、アドレスに入れなくなる | 取得したら、ログイン情報を安全な場所で管理する |
| 受信用のアドレスを開かないまま、大事なお知らせを見逃す | 確認する曜日や時間を決めておく |
特に3つ目は、アドレスを複数持つほど起きやすくなります。取得したらすぐに、どのアドレスがどの用途か、ログイン情報とあわせて一覧にしておいてください。
学ぶためのメールも、上手に使う
4つ目のメルマガ受信用は、ただ読むだけの場所ではありません。同じ分野で発信している人のメルマガや、配布されている資料を読んでいると、ブログやメルマガで書くテーマのヒントが見つかります。
ほかの人の発信から記事のネタを探すときの考え方は、ブログ記事のネタを探す方法で解説しています。
まとめ
- ビジネスのメールアドレスを1つにまとめると、大事な連絡が埋もれて見落としやすくなる
- 私は、メイン・購入者サポート・サービス登録・メルマガ受信の4つに分けている
- メールサービスは、どこからでも確認できるか、迷惑メールの振り分けが強すぎないか、利用者が多いかで選ぶ
- アドレスの名前で用途が分かるようにし、新しく登録するものから切り替えていく
- ログイン情報は一覧にして、安全な場所で管理する
メールアドレスを整えたら、次は読者に届ける発信の準備です。メルマガがビジネスの中でどんな役割を持つのかは、メールマガジンとは？でお話ししています。
まずは今日、受信箱に届いているメールを、読者・購入者・サービス・メルマガの4つに分けて数えてみてください。いちばん多い種類が、最初に専用アドレスへ移すべきメールです。
