チャレンジ企画のあと、個別面談の予約が入った。準備をして待っていたのに、時間になっても相手が来ない。連絡をしても、返事がない。
あるいは、面談で「申し込みたいです」と言ってもらえて決済のリンクを送ったのに、そこから連絡が止まってしまう。
こういうことが続くと、正直へこみますよね。「こちらも時間を空けていたのに」と、つい強い言葉を返したくなる気持ちも、よく分かります。
結論から言うと、面談に来ない人や返信がない人を責める必要はありません。責めると、その人はもう戻ってきません。大事なのは、相手が迷わず面談に来られる案内を先に用意しておくことと、来られなかった人が戻ってこられる道を残しておくことです。
この記事では、面談の前に送るリマインドの考え方、日程変更と無断キャンセルへの返し方、返信がない人へのフォローの回数、そして運営を楽にする管理の仕方までをまとめました。
面談に来ないのは、珍しいことではありません
まず知っておいてほしいのは、面談を予約した人が予定どおりに来てくれるとは限らない、ということです。これは、あなたの企画や面談に問題があるからではありません。
実際には、こんなことがよく起きます。
- 予約はしたけれど、忘れてしまう
- 日にちや時間を勘違いしている
- Zoomのリンクがどこにあるか分からなくなる
- 直前になって不安になり、返信が止まる
- 急な予定が入って、参加できなくなる
どれも、特別なことではありません。だからこそ、あらかじめ案内の文面を用意しておきます。リマインドの目的は、相手を追い込むことではなく、迷わず面談に来られるようにすることです。
面談を予約した人は、少なくとも一度は「話してみたい」と思ってくれた人です。案内が分かりにくかったり、前日に何の連絡もなかったりすると、その気持ちが途中で流れてしまいます。チャレンジ企画全体の流れの中で、ここは地味ですが、成約に直結するところです。全体像はチャレンジ企画の完全ガイドで紹介しています。
予約から当日までに送る3つの案内
面談の前に送る案内は、3つです。
| タイミング | 案内 | 目的 | 入れること |
|---|---|---|---|
| 予約した直後 | 予約完了のメッセージ | 安心してもらう | 日時、Zoomのリンク、面談で話すこと、事前に考えてほしいこと、変更したいときの連絡方法 |
| 前日 | 前日のリマインド | 忘れないようにする | 明日の日時、Zoomのリンク、面談の目的をひと言 |
| 当日 | 当日のリマインド | すぐ参加できるようにする | 開始時間、Zoomのリンク |
予約完了のメッセージは「安心の最初の案内」
予約が入ったら、すぐに送ります。ここで「面談よろしくお願いします」だけで終わらせないでください。
いつ、どこで、何を話すのか。事前に何を考えておけばいいのか。都合が悪くなったらどうすればいいのか。ここまで分かると、相手は安心して当日を迎えられます。
事前に考えておいてほしいことは、3つくらいに絞ります。たとえば、「今一番相談したいこと」「理想の未来」「今止まっているところ」です。これがあるだけで、面談の中身もぐっと深くなります。
前日と当日は、短く
前日のリマインドは、長くする必要はありません。大事なのは、日時とリンクがすぐ分かることです。そこに「今の課題と理想を一緒に整理する面談です」と、面談の目的をひと言添えておくと、「何を話すんだっけ」「売り込まれるのかな」という不安がやわらぎます。
当日のリマインドは、さらに短くします。スマホで開いてすぐにリンクを押せるように、必要なことだけにしてください。
日時とリンクを、文章に埋もれさせない
3つの案内に共通するのが、日時とZoomのリンクを見やすくすることです。長い文章の途中にリンクが紛れていると、当日に見つけられず、参加できない原因になります。「面談日時：〇月〇日〇時」「Zoomリンク：〇〇」のように、行を分けて目立たせるだけで、迷う人が減ります。
日程変更と無断キャンセルへの返し方
日程変更は、まずお礼から
「日程を変更できますか？」と連絡が来たら、まず連絡をくれたことにお礼を伝えます。予定が変わるのは、誰にでもあることです。
そのうえで、変更できること、都合のいい日時をいくつか教えてほしいこと、今後の流れを伝えます。「落ち着いてお話しできるタイミングで調整できればと思います」と添えると、相手も気が楽になります。
ただし、何度も変更が続くと、こちらの運営にも影響が出ます。「再調整は原則1回まで」のようなルールを決めても構いません。その場合は、予約の時点で先に伝えておくと、あとでもめにくくなります。
ルールは、厳しくしすぎない
運営のルールとしては、「前日までに連絡をお願いします」「無断キャンセルの場合は再調整できないことがあります」なども考えられます。自分の運営に合わせて決めておくと安心です。
ただ、最初から厳しい言葉を並べると、面談を申し込むこと自体をためらう人が出てきます。予約の段階で強い注意書きが目に入ると、「怒られそうな場所」に見えてしまうからです。柔らかい言い方で、でも運営に支障が出ない形に整えてください。
無断キャンセルこそ、責めない
面談の時間になっても相手が来なかったとき。ここが、この記事で一番お伝えしたいところです。
つい送りたくなるのは、こんな言葉だと思います。
- 「なぜ来なかったんですか？」
- 「連絡がないと困ります」
- 「無断キャンセルはやめてください」
こちらが時間を空けていたのは事実です。気持ちはよく分かります。ただ、この言葉を受け取った相手は、気まずさから二度と連絡してこなくなります。
相手には、急用や体調不良、時間の勘違いがあったのかもしれません。不安になって、どうしても参加できなかったのかもしれません。だから、最初の連絡は確認にとどめます。
「本日〇時から面談の予定でしたが、ご都合いかがでしたでしょうか。急用などで難しかった場合は、再調整もできます」。このくらいの温度で送ると、相手は戻ってきやすくなります。責めない一通が、戻ってこられる道になります。
返信がない人へのフォローは「1〜2回」で十分
面談の案内に返事がない。決済のリンクを送ったのに止まっている。こういうときも、何度も追いかける必要はありません。フォローは1回から2回で十分です。
- 1回目：状況を確認して、あらためて案内する
- 2回目：最後の確認として、今後の案内を伝える
それ以上追いかけると、相手の負担になりますし、あなたの時間も使ってしまいます。
「見送る場合も、ひと言で大丈夫です」と添える
返信がない人へのフォローで効くのが、この一言です。「今回は見送る場合も、その旨だけご返信いただければ大丈夫です」。
「申し込みますか？どうしますか？」と詰められると、返事をしにくくなります。断ってもいいと分かると、人は返信しやすくなるのです。
決済が止まっている人には、理由を言いやすくする
決済のリンクを送ったあとに止まる理由は、いろいろあります。支払い方法が分からない、分割できるか確かめたい、家族に相談している、金額でまだ迷っている、単純に忙しくて後回しになっている。
だから、「決済方法や分割で分からないことがあれば、お知らせください」「少し検討したい場合も、その旨ご連絡いただければ大丈夫です」と、相手が止まっている理由を言いやすい文面にします。決済の案内そのものの作り方は、迷っている人への向き合い方と決済案内で解説しています。
返事がなくても、関係は終わりではありません
1〜2回フォローして返事がなければ、いったん終わりにして大丈夫です。その後は、ふだんのメルマガやLINE、次の企画の案内で関係を続けていけば問題ありません。
面談に来なかった人、返事がなかった人も、これからのお客様候補です。無理に追い込まず、信頼を残しておくほうが、あとで「やっぱり相談したい」と戻ってきてくれることがあります。面談のあとのフォローについては、成約後・未成約後・検討中のフォローで詳しく書いています。
運営表にまとめて、対応漏れをなくす
面談の数が増えてくると、誰に何を送ったのか分からなくなってきます。そこでおすすめなのが、送る文面と、一人ひとりの状況を表にまとめておくことです。
スプレッドシートなどで、次のような項目を管理しておくと便利です。
- 名前と面談の日時
- リンクを送ったか
- 前日・当日のリマインドを送ったか
- 面談をしたか
- 決済の案内を送ったか
- 返信がない人へのフォローの状況
- 次に対応する日
これがあるだけで、「前日のリマインドを送り忘れた」「フォローしたか覚えていない」ということがなくなり、運営がかなり楽になります。
AIで文面を作るときに渡すもの
これらの文面も、AIでたたき台を作れます。ただ、「面談のリマインド文を作って」とだけ頼むと、よくある定型文になります。
AIには、面談の目的、面談の方法、日時とリンク、事前に考えてほしいこと、日程変更のルール、返信がないときの方針、文面のトーンを渡します。そして「責める言い方にしない」「短く分かりやすく」「日時とリンクと準備することが分かるように」といった条件を添えます。講座では、このためのAIへの依頼文も用意しています。
出てきた文面は、日時とリンクが見やすいか、面談の目的が伝わるか、長すぎないか、責める言い方になっていないか、再調整の案内が入っているか。この5つで確かめてから使ってください。
まとめ
- 面談に来ない・返信がないのは珍しくない。リマインドは追い込むためではなく、迷わず来てもらうためのもの
- 予約直後・前日・当日の3回、日時とリンクを見やすくして案内する
- 日程変更にはお礼から。無断キャンセルには責めずに確認と再調整の案内を送る
- 返信がない人へのフォローは1〜2回まで。「見送る場合もひと言で大丈夫」と添える
- 運営表で状況を管理し、返事がない人とも信頼を残して関係を続ける
まずは、予約完了のメッセージに「日時」「リンク」「事前に考えてほしいこと3つ」「変更したいときの連絡方法」が入っているか、確認するところから始めてみてください。
